Die Antwort in Kürze

Immobilienverwaltungen und Vereine kassieren in Volumen und wiederkehrend ein: Mieten, Nebenkosten, Mitgliederbeiträge, Sonderbeiträge. Die QR-Rechnung passt zu ihnen, wenn die Referenz für diesen Modus konzipiert ist: QR-Referenz pro Mieter oder pro Mitglied für wiederkehrende Zahlungen und Daueraufträge, Referenz pro Rechnung für einmalige Abrechnungen, leere Felder mit schwarzen Eckmarken für freie Beträge. Die QR-IBAN ist unverzichtbar, ebenso das camt.054, und der Zahlungsabgleich muss einer ausdrücklichen Zuordnungsregel folgen (älteste Fälligkeit zuerst).

Drei Zahlungsflüsse, drei Arten, die Referenz zu nutzen

Zahlungsfluss Beispiel Referenz Betrag
Wiederkehrend mit festem Betrag Monatsmiete, Jahresbeitrag QR-Referenz fest pro Mieter oder Mitglied Im Code ausgefüllt
Wiederkehrend mit freiem Betrag Spenden, Gönnerbeiträge, Nebenkosten-Akontozahlungen Feste QR-Referenz pro Zahler Leer, Feld mit schwarzen Eckmarken
Einmalig Nebenkostenabrechnung, Nebenauslagen, Sonderbeitrag für Renovationsarbeiten QR-Referenz pro Rechnung Ausgefüllt

Die Regel: Die Referenz identifiziert, was die Software ausgleichen soll. Bei einer wiederkehrenden Zahlung ist das das Konto des Zahlers; bei einer Abrechnung ist es der Beleg. Werden beide Logiken vermischt (eine Referenz pro monatlicher Mietzinsanzeige), vervielfachen sich die Referenzen im Umlauf, und die Daueraufträge funktionieren nicht mehr.

Die QR-Referenz für wiederkehrende Zahlungen gestalten

Die QR-Referenz umfasst 27 Ziffern, davon 26 frei. Ein gängiges Schema für eine Immobilienverwaltung:

  • reservierte Stellen für das Bankpräfix, falls die Bank es vorschreibt;
  • Kennung der Liegenschaft oder des Mandats;
  • Kennung des Mieters oder des Mietvertrags;
  • Füllnullen, dann Prüfziffer.

Bei einer einmaligen Abrechnung ersetzt oder ergänzt die Belegnummer die Mieterkennung. Der Leitfaden zu den Referenzen erläutert Berechnung und Regeln.

Die leeren Felder: Betrag und Zahler

Der Standard sieht zwei Situationen vor, in denen der Zahlungspflichtige selbst ergänzt:

  • Leerer Betrag: Der Zahlteil zeigt ein Feld von 40 × 15 mm mit schwarzen Eckmarken (30 × 10 mm auf dem Empfangsschein). Der Code enthält keinen Betrag; der Zahler trägt ihn ein. Nützlich für freie Beiträge und Spenden.
  • Unbekannter Zahler: Titel «Zahlbar durch (Name/Adresse)» und Feld von 65 × 25 mm mit schwarzen Eckmarken (52 × 20 mm auf dem Empfangsschein). Nützlich für neutrale Einzahlungsscheine, die ohne Personalisierung verteilt werden.

In beiden Fällen bleibt die Referenz ausgefüllt: Sie ermöglicht den Abgleich. Ein neutraler Einzahlungsschein ohne Referenz und ohne Zahler (Typ NON) wird von Hand ausgeglichen.

Volumen: Druck, Versand, eBill

  • Druck: ab einigen tausend Sendungen an eine Druckerei mit Inline-Perforation auslagern; sonst QR-Papier in Schachteln von 2 000 Blatt und Laserdrucker.
  • Sammelversand: Jahresanzeigen (Mieten des Jahres, Beiträge) können zwölf QR-Rechnungen tragen oder eine einzige mit fester Referenz und festem Betrag, die als Dauerauftrag eingerichtet wird. Die zweite Option spart Papier und vermeidet Fehler.
  • eBill: sehr gut geeignet für Mieten und Beiträge; die QR-Rechnung signalisiert die eBill-Option als alternatives Verfahren, der Mieter registriert sich aus seiner Banking-App. Siehe den Leitfaden eBill.
  • Portal: Die Online-Anzeige eines Zahlteils (Kapitel 3.8 der Implementation Guidelines) eignet sich für Mieter- und Mitgliederportale.

Zahlungsabgleich: die Zuordnungsregel

Mit Referenzen pro Zahler liefert das camt.054 Zahlungen, die dem Mieter oder Mitglied zugeordnet sind, nicht einer Fälligkeit. Die Software muss eine ausdrückliche Regel anwenden:

  1. der ältesten offenen Fälligkeit zuordnen;
  2. den Überschuss auf die nächste Fälligkeit übertragen oder als Akontozahlung führen;
  3. Zahlungen unter dem fälligen Betrag melden (Restsaldo mahnen);
  4. Zahlungen ohne Referenz anhand von Name und Betrag behandeln.

Dokumentieren Sie die Regel: Sie erklärt die Saldi bei den Jahresabrechnungen und beim Auszug von Mietern.

Quellen und Referenzen