Die Antwort in Kürze

Der automatische Zahlungsabgleich beruht auf der Referenz der QR-Rechnung: Der Zahler scannt sie, seine Bank übermittelt sie mit der Überweisung, und Ihre Bank gibt sie in der detaillierten Gutschriftsanzeige camt.054 (ISO-20022-Meldung) zurück. Ihre Software importiert diese Datei, findet die offene Rechnung anhand ihrer Referenz und gleicht sie aus. Das camt.053 (Kontoauszug) kann dieselbe Rolle übernehmen, wenn es die Details der Sammelbuchungen enthält. Sie müssen die Lieferung des camt.054 bei der Bank beantragen, einen Kanal wählen (E-Banking, EBICS, Direktanbindung) und die Behandlung von Ausnahmen festlegen.

Der Weg der Referenz

Die QR-Rechnung hat nur dann wirtschaftlichen Wert, wenn die Referenz, die sie transportiert, bis in Ihre Buchhaltung zurückkehrt. Der Weg umfasst fünf Schritte.

  1. Ausstellung: Ihre Software erzeugt die Rechnung mit einer eindeutigen Referenz (QR-Referenz oder Creditor Reference), die im Swiss QR Code kodiert ist.
  2. Zahlung: Der Kunde scannt den Code; seine Banking-App erstellt einen Zahlungsauftrag (bankseitig eine pain.001-Meldung), der die Referenz enthält.
  3. Clearing: Die Zahlung läuft über SIC (oder für EUR über das SEPA-System) mit unveränderter Referenz.
  4. Gutschrift: Ihre Bank schreibt Ihrem Konto den Betrag gut und erstellt eine detaillierte Gutschriftsanzeige camt.054, die jede Zahlung mit Referenz, Betrag, Name des Zahlers und Datum auflistet.
  5. Ausgleich: Ihre Software importiert das camt.054, sucht die offene Rechnung mit dieser Referenz, gleicht sie aus und verbucht den Eingang.

Ohne Schritt 4 bleibt alles stehen: Die Referenz ist im E-Banking sichtbar, aber nichts wertet sie aus. Der Antrag auf camt.054 bei der Bank ist deshalb ebenso wichtig wie jener auf die QR-IBAN.

camt.053, camt.054: welches beantragen

Meldung Rolle Verwendung für den Abgleich
camt.052 Untertägiger Kontoauszug Selten für den Abgleich
camt.053 Kontoauszug am Tagesende: Saldi und Buchungen Möglich, wenn die Bank die Details der Sammelbuchungen einschliesst; sonst erscheinen gruppierte QR-Zahlungen als ein einziger Betrag
camt.054 Detaillierte Belastungs- oder Gutschriftsanzeige: jede einzelne Zahlung mit ihrer Referenz Die für den Abgleich von QR-Rechnungen vorgesehene Meldung

Die Swiss Payment Standards halten fest, dass eingehende Zahlungen entweder in einem camt.053 mit Aufschlüsselung der Sammelbuchungen oder in einem separaten camt.054 detailliert werden. Fragen Sie Ihre Bank nach der Variante, die Ihre Software importiert.

Den Import einrichten

Die Lieferung beantragen

Bei der Bank: Aktivierung des camt.054 für das betreffende Konto, Frequenz (mehrmals täglich, täglich), Schemaversion (die Schweizer Banken liefern das camt.054 heute in der Version 08, gemäss den geltenden Implementation Guidelines Cash Management) und Art der Bereitstellung.

Den Kanal wählen

Kanal Für wen Bemerkungen
Manueller Download im E-Banking Kleine Betriebe, einige Dateien pro Woche Einfach, aber von einer Person abhängig
Direkte Anbindung der Software an die Bank KMU mit einer Online-Software, die die Integration anbietet Automatischer Import, ohne manuelle Schritte
EBICS Grosse Volumen, mehrere Konten oder Banken, ERP Standardisierter Kanal, Einrichtung durch Bank und Softwarehersteller

Den Abgleich einrichten

Die Software muss wissen: welches Konto betroffen ist, wie die Referenz zu erkennen ist (allfälliges Bankpräfix), was mit einem abweichenden Betrag geschieht und wie zu verbuchen ist (Bankkonto, Debitorenkonto, Differenzen). Fahren Sie den ersten Monat im Kontrollmodus: Jeder vorgeschlagene Ausgleich wird von einer Person bestätigt, bevor er definitiv wird. Erst danach aktivieren Sie den Automatikmodus.

Ausnahmen behandeln

Selbst mit perfekten QR-Rechnungen lässt sich ein Teil der Zahlungen nicht von allein ausgleichen. Legen Sie vor der Inbetriebnahme für jeden Fall die Regel fest.

Ausnahme Ursache Empfohlene Behandlung
Teilzahlung Der Kunde hat den Betrag geändert Teilausgleich, Restsaldo bleibt offen, Mahnung auf den Restsaldo mit derselben Referenz
Über- oder Doppelzahlung Fehler des Kunden Ausgleich der Rechnung, Differenz auf Durchlaufkonto, Rückerstattung oder Gutschrift
Zahlung ohne Referenz Manuelle Überweisung, Referenz weggelassen Suche nach Betrag und Name, manueller Ausgleich
Unbekannte Referenz Stornierte Rechnung, gekürzte Referenz, andere Einheit Durchlaufkonto, Kontakt mit dem Kunden
Referenz einer bereits ausgeglichenen Rechnung Doppelzahlung oder weiterlaufender Dauerauftrag Durchlaufkonto, Rückerstattung
Sammelzahlung für mehrere Rechnungen Kunde bezahlt mehrere Rechnungen mit einer Überweisung und einer einzigen Referenz Manueller, aufgeteilter Ausgleich; zur Zahlung pro Rechnung ermuntern

Was der automatische Zahlungsabgleich verändert

  • Zeit: Die Erfassung der Zahlungseingänge entfällt; es bleibt die Behandlung der Ausnahmen, in der Regel weniger als 5 % der Zahlungen, wenn die QR-Rechnungen konform sind.
  • Liquidität: Die Rechnungen werden am Tag der Gutschrift ausgeglichen, Mahnungen gehen auf exakten Saldi hinaus.
  • Fehler: kein Ausgleich mehr auf dem falschen Kunden, kein Vergessen.
  • Treuhänder: Die Debitorenbuchhaltung ist beim Abschluss aktuell, der Export erfordert keine Nachbearbeitung.

Checkliste

  1. Lieferung camt.054 (oder detailliertes camt.053) für jedes Inkassokonto aktiviert.
  2. Importkanal gewählt und mit einer echten Datei getestet.
  3. Bankpräfix und Referenzstruktur in der Software eingerichtet.
  4. Ausnahmeregeln festgelegt und Durchlaufkonto eröffnet.
  5. Erster Monat im Kontrollmodus, dann automatisch.
  6. Verfahren zur monatlichen Abstimmung zwischen camt.053 und Ausgleichsbuchungen.

Referenzrückgabe und Transaktionsdetails hängen von Bankleistung und Kanal ab. Testen Sie QRR und SCOR in der Software und planen Sie die Ausnahmebehandlung.

Quellen und Referenzen