Die Antwort in Kürze
Wann eignet sich ein PDF?
PDF eignet sich für Geschäftskunden, die Rechnungen per E-Mail oder im Lieferantenportal bearbeiten. Vereinbaren Sie Empfangsadresse, Format und Zuständigkeit bei Rückweisungen vor dem ersten Versand. Verlangt der Kunde Papier, verwenden Sie den Druckprozess. Ein PDF-Anhang ist nicht automatisch eine eBill-Rechnung.
Das richtige Dokument vorbereiten
Der kaufmännische Rechnungsteil enthält Leistungen, anwendbare Pflichtangaben, Datum und Zahlungsbedingungen. Zahlteil und Empfangsschein ergänzen das Dokument. Exportieren Sie aus der Fakturierungssoftware mit eingebetteten Schriften und einem Vektorcode. Vermeiden Sie Bildschirmfotos, Bildkonvertierungen und erneute Komprimierung durch E-Mail-Werkzeuge.
| Element | Kontrolle vor dem Versand |
|---|---|
| Format | Zahlteil mit Empfangsschein 210 × 105 mm, beim Export nicht verkleinert |
| Swiss QR Code | 46 × 46 mm, 5 mm weisse Ruhezone, schwarz auf weiss |
| Sichtbare Daten | Konto, Empfänger, Währung, Betrag und Referenz stimmen mit dem Code überein |
| Trennung | Linien und Abtrennhinweis für die PDF-Variante |
| Lesbarkeit | Möglichst auswählbarer Text, stabile Schriften, erhaltener Kontrast |
PDF und Daten getrennt prüfen
Öffnen Sie die endgültige Datei statt nur die Softwarevorschau. Prüfen Sie die Anzeige bei 100 %, drucken Sie eine Seite in Originalgrösse und messen Sie den Code. Decodieren Sie anschliessend den Swiss QR Code und prüfen Sie die Daten mit SIX-Werkzeugen. Das Portal unterstützt die im Benutzerhandbuch genannten Daten- und Bildformate; es zertifiziert nicht automatisch das gesamte PDF-Layout.
Serienversand organisieren
Ordnen Sie Rechnungsnummer, Datei, Empfänger und Zahlungsreferenz eindeutig einander zu. Prüfen Sie ein Muster mit langer Adresse, mehreren Seiten und den verwendeten Währungen. Jede Datei muss zum richtigen Kunden gehören; ein erfolgreicher Scan erkennt keinen Anhang, der an die falsche Firma adressiert ist.
Führen Sie ein Versandjournal mit Rechnungskennung, Datum, Kanal, Empfänger und Ergebnis. Bearbeiten Sie zurückgewiesene Adressen gesondert. Ein erneuter Versand darf weder eine zweite Rechnung erzeugen noch ihre Referenz ändern.
Beispiel: ein KMU mit gemischtem Versand
Ein KMU sendet die meisten Rechnungen per E-Mail und einzelne per Post. Es verwendet einen Rechnungsdatensatz mit zwei Ausgabeprofilen: PDF mit Trennlinien und Papier mit Perforation. Ein Versandstatus verhindert, dass beide Kanäle dieselbe Rechnung automatisch doppelt versenden.