Die Antwort in Kürze

Der Zahlteil einer QR-Rechnung ersetzt die steuerlichen Angaben im Rechnungstext nicht. Swico-S1-Informationen können die Verarbeitung erleichtern, stellen allein aber keinen vollständigen steuerlichen Nachweis dar. Die ordentliche Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre; bestimmte MWST-Unterlagen zu Immobilien sind 20 Jahre aufzubewahren. Noch nicht verjährte Verfahren können eine längere Aufbewahrung erfordern. Klären Sie Belege, Fristbeginn, Integrität und Lesbarkeit mit Ihrem Treuhänder.

Die QR-Rechnung ist nicht die Rechnung

Eine konforme Schweizer Rechnung besteht aus zwei getrennten Teilen auf demselben Blatt: dem Geschäftsdokument oberhalb der Perforation, das alle gesetzlichen Angaben trägt, und der QR-Rechnung im unteren Streifen, mit der bezahlt wird. Der SIX-Standard regelt die zweite; das Mehrwertsteuergesetz regelt die erste.

Diese Unterscheidung vermeidet zwei Fehler: zu glauben, der Zahlteil genüge als Buchungsbeleg, und zu glauben, die Daten des Swiss QR Code müssten die ganze Rechnung wiedergeben. Der Code transportiert, was zum Bezahlen nötig ist, und optional einige Verbuchungsdaten; der Rest gehört zum Dokument.

Die für die MWST verlangten Angaben

Artikel 26 des Mehrwertsteuergesetzes zählt auf, was eine Rechnung enthalten muss, damit der steuerpflichtige Empfänger die Vorsteuer abziehen kann.

Angabe Inhalt Wo sie steht
Leistungserbringer Name und Ort, wie sie im Geschäftsverkehr auftreten, und MWST-Nummer (UID-Nummer mit dem Zusatz MWST) Kopf der Rechnung; Name und strukturierte Adresse stehen auch im Code, die UID in S1 ohne Zusatz
Empfänger Name und Ort, wie sie im Geschäftsverkehr auftreten Rechnungsadresse; strukturierte Adresse des Zahlungspflichtigen im Code
Datum oder Zeitraum Datum oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung, falls abweichend vom Rechnungsdatum Rechnungstext; Tag /31/ von S1
Leistung Art, Gegenstand und Umfang der Lieferung oder Leistung Nur in den Rechnungszeilen
Entgelt Betrag Rechnungstotal; Betrag im Code
Steuer Anwendbarer Steuersatz und geschuldeter Steuerbetrag; schliesst das Entgelt die Steuer ein, genügt die Angabe des Satzes MWST-Zusammenfassung; Tag /32/ von S1

Die seit dem 1. Januar 2024 geltenden Sätze sind 8.1 % (Normalsatz), 2.6 % (reduzierter Satz) und 3.8 % (Sondersatz für Beherbergung). Die Rechnungsinformationen Swico S1 müssen die Aufteilung der Rechnung exakt wiedergeben, wie im Leitfaden Swico S1 erläutert.

Was die QR-Rechnung zur Konformität beiträgt

  • Nachvollziehbarkeit: Jede Rechnung trägt eine eindeutige Referenz, die der Zahlung bis ins camt.054 folgt. Die Verbindung zwischen Rechnung und Zahlungseingang, die Revisoren prüfen, wird automatisch hergestellt.
  • Verbuchungsdaten: Mit S1 verbucht der Kunde Ihre Rechnung mit den richtigen Daten und Sätzen, was Streitigkeiten um die Vorsteuer reduziert.
  • Nummerierung: Die QR-Referenz oder die Creditor Reference ist nicht die Rechnungsnummer im buchhalterischen Sinn, leitet sich aber oft davon ab; führen Sie eine fortlaufende Rechnungsnummerierung und eine Zuordnungstabelle, wenn beide voneinander abweichen.

Rechnungen und Belege aufbewahren

Fristen

Dokumente Frist Grundlage
Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftskorrespondenz, einschliesslich ausgestellter und empfangener Rechnungen 10 Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres Obligationenrecht, Art. 958f; MWSTG, Art. 70
Dokumente im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen (Vorsteuerabzug auf Immobilien) 20 Jahre nach Ablauf der Steuerperiode MWSTG, Art. 70 Abs. 3
Bankbelege (camt.053, camt.054, Anzeigen) Wie die Buchungsbelege: 10 Jahre Obligationenrecht, Art. 958f

Form

Die Geschäftsbücherverordnung lässt die elektronische Aufbewahrung unter Bedingungen zu: Die Dokumente müssen während der gesamten Dauer lesbar bleiben, ihre Integrität muss gewährleistet sein (unveränderbare Datenträger oder Verfahren, die die Unverändertheit nachweisen, Zeitstempel, Protokollierung), und das Verfahren muss dokumentiert sein. Für als PDF ausgestellte Rechnungen ist die Archivierung der versandten Datei mit ihrem Versandprotokoll in einem System, das diese Bedingungen erfüllt, die gängige Praxis.

Was die Software leisten muss

  • Fortlaufende Rechnungsnummerierung, ohne Lücke und ohne Wiederverwendung.
  • Aufbewahrung des ausgestellten PDF, identisch mit dem an den Kunden versandten, nicht auf Abruf neu erzeugt.
  • Aufbewahrung der importierten camt.054-Dateien und des Abgleichsjournals.
  • Export oder garantierter Zugang während 10 Jahren, auch bei einem Softwarewechsel: Verlangen Sie eine Klausel zur Datenrückgabe.

In der Praxis: die Checkliste

  1. Alle Angaben nach Artikel 26 MWSTG stehen in der Rechnungsvorlage, oberhalb der QR-Rechnung.
  2. Die UID-Nummer ist auf der Rechnung und im Tag /30/ von S1 korrekt.
  3. MWST-Sätze und -Beträge der Rechnung und von S1 stimmen überein.
  4. Ausgestellte PDF, camt.054 und Abgleichsjournale werden 10 Jahre lang (gemäss der für den jeweiligen Beleg geltenden Frist) unverändert und lesbar archiviert.
  5. Das Archivierungsverfahren ist dokumentiert und vom Treuhänder validiert.

Aufbewahrungsfristen hängen von Belegen und Rechtsrahmen ab. Allgemein gelten zehn Jahre, insbesondere zwanzig Jahre für immobilienbezogene MWST-Unterlagen; laufende Verjährung kann die Dauer verlängern. Klären Sie Umfang, Verfahren und Frist mit der Treuhandstelle.

Quellen und Referenzen