Die Antwort in Kürze

Geeignete Software erzeugt konforme QR-Rechnungen für die tatsächlich benötigten Varianten und Kanäle. Trennen Sie Dokumentanforderungen wie Daten, Adressen und Darstellung von Verwaltungsfunktionen wie Bankimport, Mahnungen, Archivierung und Swico S1. Eine einzelne konforme Rechnung erfordert nicht sämtliche Varianten und Dienste.

Auswahlkriterien definieren

Verlangen Sie eine Demonstration mit anonymisierten Daten: Konto, Referenz, strukturierte Adressen, CHF/EUR, Sprache, mehrere Seiten und Papier/PDF. Eine QR-Schaltfläche genügt nicht. Fragen Sie nach angewendeter IG-Version, Datenkontrollen und Layoutprüfung.

Lösungen am eigenen Fall vergleichen

Vergleichen Sie Fakturierungssoftware, Debitorenmodul, ERP und Eigenentwicklung mit denselben Fällen. Prüfen Sie Hosting, Rechte, Datenexport, Wartung, Gesamtkosten und Support. Funktionen hängen von Version und Vertrag ab; Schweizer oder ausländische Herkunft beweist keine Qualität.

Die Fragen an Ihren Softwarehersteller

  1. Welche Version der Implementation Guidelines wendet die Software heute an, und wann ist die Version 2.4 verfügbar?
  2. Werden die Kundenadressen in getrennten Feldern gespeichert (Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort)? Was macht die Software mit alten einzeiligen Adressen?
  3. Kann ich eine QR-IBAN für CHF und eine IBAN mit Creditor Reference für EUR verwenden?
  4. Wie werden die camt.054 importiert: manuelles Hochladen, E-Banking-Anbindung, EBICS? Was geschieht bei einer Teilzahlung oder einer Zahlung ohne Referenz?
  5. Werden die Rechnungsinformationen Swico S1 erzeugt? Mit welcher MWST-Aufteilung?
  6. Ist das PDF vektoriell mit eingebetteten Schriften? Ist der Druck auf das QR-Papier abgestimmt?
  7. Bestehen Ihre Vorlagen das Validierungsportal von SIX? Können Sie den Bericht vorlegen?
  8. Wie übernehmen die Mahnungen die Referenz der ursprünglichen Rechnung?
  9. Welcher Export an den Treuhänder, in welchem Format?
  10. Wo werden die Daten gehostet und unter welchem Recht?

Kontrollierte Migration vorbereiten

Übernehmen Sie offene Rechnungen samt Referenzen und bestimmen Sie das führende Buchungssystem. Parallele Kontrolle kann helfen; importieren Sie dieselben Zahlungen aber nicht ungeplant in zwei aktive Buchhaltungen. Testen Sie Doppelimport, alte Zahlung, Akonto, Überzahlung und Mahnung. Planen Sie Rückkehr zur bisherigen Konfiguration und bewahren Sie Originalbelege auf.

Quellen und Referenzen